چگونه نظرات موافق تصمیم گیران را در مذاکرات کاری اخذ کنیم؟!

اهکارهای زیادی جهت انجام یک مذاکره‌ی موفق وجود دارد. در این مطلب سه نوع از موقعیت‌های تصمیم‌گیری و راهکارهایی که باید در مورد هر یک انجام داد، بیان می‌شود.

تصویب  با رای اکثریت

یکی از موقعیت‌های تصمیم‌گیری، اخذ تصمیم بر اساس نظرات موافق حداقل بیش از ۵۰ درصد افراد تصمیم‌ساز است. در این شرایط باید بیش از ۵۰ درصد افراد تصمیم‌ساز را با طرح یا تصمیمی که پیشنهاد داده‌اید، موافق نمایید. به این منظور اقدامات زیر برای رسیدن به نتیجه‌ی مطلوب موثر است:

• تصویری شفاف از انتظارات همه‌ی ذی نفعان در حوزه‌ی موضوع مورد بحث، به دست آورید.مشخص کنید چه تعداد از افراد با شما موافق هستند و چه تعداد از افراد با شما مخالف هستند. اگر تعداد موافقان برابر یا بیش از حد نصاب مورد نیاز است، سعی کنید ارتباط مثبت خود را تا پایان شمارش آرا با آن‌ها حفظ نمایید. نگذارید صداهای مخالف روی آن‌ها تاثیر گذار باشد. همواره به دنبال توجیهات مناسب برای نقاط ابهام و انتقاداتی که در طول زمان تصمیم‌گیری مطرح می‌شود، باشید. با ارائه‌ی مستمر نظرات، افراد را تا پایان شمارش آرا، با خود موافق نگه دارید.
• اگر تعداد موافقان به حد نصاب نرسیده است، روی افرادی که نظرات میانه دارند و در اصطلاح به افراد خاکستری معروف هستند، تمرکز کنید. این افراد به راحتی قابل شناسایی هستند. اما اقناع آن‌ها کار راحتی نیست. سعی کنید روحیه‌ی آن‌ها و اهدافی که در این مذاکره دنبال می‌کنند را شناسایی کنید و با تعریف مسائل از نگاه آن‌ها، نظر مثبت آن‌ها را جلب نمائید.
• سعی کنید به هر فردی که در تصمیم‌گیران جز افراد مورد نظر شماست؛ پیامی متناسب با زبان و فهم وی از مسئله برسانید. این هم زبانی باعث همدلی می‌شود و تا زمان رای‌گیری نظر آن‌ها را با شما هماهنگ می‌سازد.

تصمیم‌گیری بر اساس تصمیم یکی از صاحب منصبان

این موقعیت تصمیم‌گیری، مانند زمانی است که پدر یک خانواده تصمیمی را برای اجرا به خانواده اعلام می‌نماید. در این حالت اگر از وی درباره‌ی چرایی تصمیم سوال شود، پاسخ این است: “برای این که من می‌گویم!” چنین حالتی در تصمیمات سازمانی نیز رخ می‌دهد. گاهی یک فرد تاثیر گذار در سازمان فقط براساس نظر شخصی و شهودی خود، تصمیماتی ابلاغ می‌کند. در این حالت برای دستیابی به نتیجه‌ی مطلوب باید نظر فرد تصمیم‌گیر را با خود همراه نمائید. در این شرایط اقدامات زیر موثر است:

• سعی کنید انتظارات فرد تصمیم‌گیر را شناسایی کنید. این کار با پرسش سوالات بازی مانند: “به من کمک کنید بفهمم چرا …؟” یا “به من درباره‌ی … بگو!” و هم‌چنین “چرا موضوع … برای شما مهم است؟!” باید انجام شود. در زمانی که دسترسی به فرد تصمیم‌گیر امکان‌پذیر نباشد، می‌توان از نوشته‌های قبلی مانند پست‌های وی در شبکه‌های اجتماعی یا یادداشت‌های انتشار یافته در جراید یا نشریات و رسانه‌های سازمانی، استفاده نمود. مشاوره با افراد معتمد و نزدیک به فرد مورد نظر نیز راهکاری دیگر برای شناسایی نظرات و دیدگاه‌های وی است.
• مشاوران معتمد وی را شناسایی کنید. اغلب این افراد تصمیمات خود را در یک محیط ایزوله اخذ نمی‌کنند. افرادی که روی تصمیمات این افراد موثر هستند، مشاوران معتمد این افراد هستند. سعی کنید این افراد را شناسایی نموده و با آن‌ها ارتباط برقرار نمایید. پس از برقراری ارتباط با آن‌ها، توجیهات لازم را برای جلب نظر موافق تصمیم‌گیر اصلی، به مشاوران معتمد وی ارائه نمایید. این افراد روی نظر فرد تصمیم‌گیرنده، نفوذ دارند و می‌توانند نظر وی را با هدف شما همسان نمایند.
• از اقداماتی که بقیه‌ی ذی نفعان انجام می‌دهند، غافل نشوید. شما به تنهایی نیستید که سعی دارید، نظر فرد هدف را به نفع خود تغییر دهید. اقدامات و استدلال‌های ذی‌نفعان دیگر را رصد نموده و برای همسان‌سازی آن‌ها با نظر خود، اقدامات لازم را انجام دهید و تضاد منافع را مدیریت نمائید.

تصویب با موافقت تمام تصمیم‌گیران

در این موقعیت  تصمیم‌گیری، یک موضوع با نظر موافق تمام اعضا، به تصویب می‌رسد. در این حالت شما با یک نظر یکپارچه مواجه نیستید. اعضای تیم، هر یک نظراتی متفاوت دارند و ممکن است در بین خود نیز تعارضات و تضاد منافعی داشته باشند. در این حالت اقدامات زیر مفید هستند:

• این اطمینان را بدهید که همه‌ی صداهای متضاد شنیده می‌شود. به همه‌ی نظرات احترام بگذارید. در این حالت سازگاری بهتر از اقناع است.
• هزینه‌ی ارتباط و همراهی با افراد ناسازگار با نظر اکثریت را بالا ببرید. در مذاکرات بین‌المللی از اهرم‌هایی مانند تحریم استفاده می‌کنند. در مذاکرات سازمانی نیز می‌توان، اقداماتی به منظور مدیریت افراد ناسازگار اتخاذ نمود. عدم همکاری، عدم مشارکت در پروژه، گره زدن برخی منافع سازمانی به تصویب تصمیم مطرح شده، از این اقدامات است.
• قانون بازی را عوض کنید. در مواردی که توافق حاصل نخواهد شد، سعی کنید روش تصمیم‌گیری را به یکی از روش‌های دیگر مانند تصویب با حداکثر آرا و یا تصویب با نظر یک فرد تاثیر گذار، تغییر دهید. هم‌چنین تغییر تیم تصمیم‌ساز و ترکیب تیم نیز اقدامی دیگر است که با آن می‌توانید سهم تصمیمات موافق را به سمت توافق جمعی افزایش دهید.

مذاکره و تصویب یک تصمیم ساخته و پرداخته شده، یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که پس از یک کار کارشناسی مهم، باید انجام شود. تصمیماتی که شما با یک کار حساب شده و کارشناسی پیشنهاد می‌نمایید، باید به تصویب نهایی رسیده تا به مرحله‌ی اجرایی درآیند. در این شرایط شناخت مناسب از وضعیت تصمیم‌گیری و انجام اقدامات مناسب برای اخذ تصویب تصمیمات ارائه شده، اهمیت ویژه‌ای دارد. در این مطلب سعی شد، سه موقعیت تصمیم‌گیری و اقدامات مناسب در هر موقعیت، تشریح شود.