حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار چیست؟
در امور تدارکات و کارپردازی، سیستم انبارداری از اهمیت خاصی برخوردار است وهمکاری این دو واحد خدماتی با یکدیگر اجتناب ناپذیر می باشد. سیستم صحیح انبارداری متضمن مزایای زیر است:
دریافت-حفاظت و در دسترس قراردادن کالا،مواد و وسایل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام می شود.
-با اعمال کنترل دقیق، از ازدیاد خارج از حد موجودیها که ممکن است بر اثر تغییر قیمتها باعث زیان گردد، جلوگیری می شود.
- با استفاده صحیح از سیستم انبارداری، میزان موجودی کالا در انبار ومیزان مصرف آن در هر واحد کالا که پایه و اساس حسابداری صنعتی می باشد، محاسبه می گردد.
- کنترل میزان موجودی در انبار از نظر قیمت بسهولت صورت می گیرد.
- صدور قبض انبار (رسید جنس به انبار) موجبات تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده وعملیات حسابداری میگردد.
- چون میزان موجودیها معمولا به قیمت تمام شده در انبار نگهداری می شود، لذا در صورت خسارت ناشی از آتش سوزی وتعیین سایر ضایعات وخسارت وارد شده محاسبه می شود.

تعرف انبار
به محل وفضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد، انبار گفته میشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت می باشد:
-انبارهای پوشیده: این مکان از تمام اطراف بسته ودارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشد.
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبارداری سقف است ولی چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبی می باشد. این نوع انبارها،کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند.
-انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه می باشد ومعمولا برای نگاهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.

وظایف انباردار
انباردار کسی است که عهده دار وظایف زیر می باشد:
-تحویل گرفتن اجناس وکالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید.
-صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا
- صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا
- صدور فرمهای مرجوعی، برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه
- صدور برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم
- ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و کارتهای انبار
- طبقه بندی ، تنظیم وکدگذاری کالا و جنس
- همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل ،حداکثر ونقطه ی سفارش
- حفظ وحراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار
- بایگانی اسناد و مدارک انبار
- ارائه گزارشهای لازم به مقامات ذیربط

انواع موجودیهای انبار

اجناس وکالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولید یا غیرتولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:

1) مواد خام یا مواد اولیه
از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.
2) مواد ولوازم مصرفی
مواد ولوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمانهای تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.
3) مواد ولوازم درجریان ساخت
به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جریان ساخت گویند.
4) کالای تمام شده
به کالاهایی گفته میشود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
5) اجناس خریداری شده جهت فروش
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچگونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد وبه طور موقت در انبار نگهداری می شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.

سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اولیه در واحدهای تولیدی معمولا زیر نظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها ‌،انبار مستقیما زیر نظر مدیر کارخانه انجام وظیفه می نماید.
درسازمانهای بزرگ صنعتی، واحد انبار دارای مدیریت مستقلی است که مستقیما زیر نظر مدیر عامل قرار دارد وتحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات که هر یک از آنها دارای مسئول می باشد انجام وظیفه می کنند.

در سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی، معمولاواحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود این واحدها نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود می باشد.
نمونه هایی از نمودار سازمانی که موقعیت انبار وتدارکات را نشان می دهند در نمودارهای شماره 1و2 نشان داده شده است.
1-در واحدهای تولیدی انبار ومواد اولیه زیر نظر چه کسانی می باشد کامل توضیح دهید؟
2-در سازمانهای بزرگ صنعتی واحد انبار دارای چه مدیریتی می باشد و زیر نظر چه کسانی می باشد کامل توضیح دهید؟
3-در سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی واحد انبار تحت نظر چه کسانی می باشد؟ کامل توضیح دهید.

منابع ورود کالا به انبار
اجناس و کالاها از چند طریق وارد انبار می شود:
- از طریق خریدهای داخلی
- از طریق خریدهای خارجی
- کالاهای انتقالی از سایر انبارها واجناس برگشتی
- کالا ولوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته می شود
- کالاهای امانی

ازطریق خریدهای داخلی
این نوع کالاها در مقابل برگ درخواست کالا توسط واحد خرید تهیه شده وبه انبار ارسال می گردد. خریدهای داخلی ممکن است ازطریق مناقصه انجام گردد. این اجناس پس از کنترل وتنظیم صورت جلسه و انجام سایر تشریفات به انبار تحویل می گردد.

از طریق خریدهای خارجی

کالای انتقالی از سایر انبارها واجناس برگشتی
این نوع کالاها واجناس معمولا از کالاهای مازاد بر احتیاج و یا اجناسی که مورد نیاز انبار خاصی نمی باشد به انبار دیگر منتقل می گردد. مازاد کالای صادر شده جهت عملیات تعمیر یا طرحهای ساختمانی و نیز اجناس اسقاط گاهی به انبار عودت داده می شوند. در این صورت لازم است صورت دقیقی از کلیه ی کالاهای قابل استفاده برگشتی به انبارتهیه شود تا بتوان حساب انبار را با قیمت آنها بدهکار وحساب هزینه عملیاتی یا دستور کارساختمانی مربوط را بستانکار نمود.

نحوه وموارد استفاده از فرم انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر
انتقال کالا از انباری به انبار دیگر منوط به استفاده و تکمیل فرم خاصی به همین منظور می باشد. فرمهای مذکور قبلا شماره گذاری شده اند و مشخصات کالا، کد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضی در آن ثبت می گردد.معمولا فرمهای انتقال کالا در چهار و دربعضی از موسسات در پنج نسخه تهیه می شود. سه نسخه ی اول به انبار تحویل دهنده ی کالا ارسال می گردد. و نسخه چهارم جهت پیگیری در انبار متقاضی بایگانی می شود. انبار تحویل دهنده ی کالا پس از دریافت فرم تقاضای کالا، ستون مربوط به مقدار یا تعداد تحویلی به انبار متقاضی را تکمیل وسایر نسخ را به ترتیب زیر توزیع می کند:
نسخه ی اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضی ارسال می گردد. انبار متقاضی پس از دریافت جنس نسخه اول تقاضا را بایگانی می نماید. نسخه دوم پس از امضا و تایید وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عملیات مالی به حسابداری ارسال می گردد.

نسخه ی سوم در انبار صادرکننده ی کالا و در پرونده های کالاهای صادر شده بایگانی می شود.
لازم به توضیح است که پس از وصول نسخه ی اول به انبار تقاضا کننده، نگاهداری نسخه ی چهارم(پی گیری) لزومی ندارد.
نمونه فرم انتقال کالا از انباری به انبار دیگر در تصویر شماره 1 نشان داده شده است.

نحوه و مواد استفاده از فرم برگشت کالا
واحد برگشت دهنده ی کالا باید فرمی جهت ثبت کالای برگشت شده به انبار تنظیم نماید. این فرم شامل مشخصات وشماره وکدجنس و مقدار برگشت شده کالا به انبار خواهد بود.همچنین شماره حساب هزینه ی عملیاتی یا دستور کار ساختمانی که باید بستانکار شود نیز در بعضی از فرم ها قید می گردد. فرم کالای برگشتی به انبار باید قبلا شماره گذاری شده ودر پنج نسخه صادر گردد. چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال ونسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بایگانی می گردد. انبار دار دریافت کننده ی جنس باید روی هر چهارنسخه رسید کالا را اعلام ونسخ اول و دوم را به دایره ی حسابداری کالا جهت ثبت قیمت کالاها در کارتهای مربوط ارسال دارد. نسخه ی سوم به واحد برگشت دهنده ی کالا فرستاده میشود و نسخه ی چهارم توسط انباردار جهت ثبت در کارتهای انبار بایگانی می گردد.
نمونه ی فرم برگشت کالا به انبار در فرم شماره 2 نشان داده شده است.

کالاها و لوازمی که در کارگاه های یک موسسه ساخته می شود
این اجناس معمولا در واحدهای تولیدی و هنرستانهای صنعتی از مواد اولیه ای که از انبار دریافت و یا خریداری می گردد ساخته شده وسپس به صورت یک کالای جدید به انبار عودت داده میشود.

7-ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار
کالاهای خریداری شده برای تنظیم ونگاهداری تحویل انبار می شود. اجناس مذکور همراه یک نسخه از فرم درخواست کالا، تقاضای خرید، فرم سفارش( معمولا بدون ذکر قیمت) به انبار فرستاده می شود. پس از کنترل دقیق اجناس وتطبیق آنها با فهرست وامضای مربوط و بالاخره تعیین مقدار آنها توسط انباردار نسبت به تحویل کالا وصدور رسید انبار اقدام می گردد. قبض انبار یا رسید جنس به انبار یکی از مهمترین فرمها واسناد انبار وحسابداری به شمار می رود.
به مجموعه ی فرمهای در خواست کالا ،تقاضای خرید، فرم سفارش، فاکتور فروشنده و رسید انبار مدارک خریدگفته می شود. براساس این مدارک، مبلغ کالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.

8-تحویل کالا به انبار
تحویل فعالیتی است که در ارتباط با ورود کالا به انبار انجام می گردد. وظایف واحد تحویل در سازمانهای بزرگ وتولیدی عبارت است از:
-تخلیه ی مواد وکالا از وسایل نقلیه؛
-شناسایی وکنترل کالا؛
- یادداشت کالاهایی که معیوب ویا غیرقابل استفاده میباشد؛
تحویل کالا به انبار به دو طریق به شرح زیرانجام می گردد:
لازم به یادآوری است که در بعضی ازموسسات تولیدی واحدی تحت عنوان واحد دریافت یا Receiving موظف به دریافت کنترل وهمچنین صدور فرم رسید انبار می باشد و انبار در این زمینه فعالیت انجام نمی دهد.
8-تحویل دائم
پس از کنترل اجناس خریداری شده و تطبیق آنها با اسناد مربوط و تاییدات مقامات مسئل تحویل دائم صورت میگیرد.
برای حصول اطمینان از کیفیت کالای خریداری شده از واحدکنترل کیفیت( در صورت وجود) در خواست می شود نظرات کارشناسی خود را با استفاده از فرم کنترل کیفیت (تصویر شماره 3) اعلام دارد.
2/8 تحویل موقت
در صورتی که اجناس خریداری شده از لحاظ فنی مستلزم کنترل دقیق تر باشد،ابتدا اقدام به تحویل موقت می شود و آن گاه پس از کنترل فنی و تایید مقامات وکارشناسان مسئول، تحویل نهایی انجام می گیرد.
معمولا تحویل کالای خریداری شده در معاملات متوسط وعمده پس از تنظیم صورت جلسه ای انجام میشود. باید توجه داشت که فرم سفارش کالا،فاکتور فروشنده وگزارش تحویل کالا وقبض انبار باید با یکدیگر مطابقت داشته باشد.
نحوه وموارد استفاده ازفرم رسید انبار(فرم شماره 4)
رسید انبار یا قبض انبار را میتوان یکی از اسناد مهم انبار محسوب نمود. این هرم سند دریافت جنس و تحویل آن به انبار است وبراساس فرم مذکور، مبلغ کالای خریداری شده قابل پرداخت به فروشنده کالا می باشد.
فرم قبض انبار یا رسید جنس به انبار معمولا در پنج نسخه و به شرح زیر صادر و توزیع می گردد:
نسخه ی اول ،دوم و سوم به واحد تدارکات ارسال می شود. در واحد مزبور پس ازکنترل آن با فاکتور فروشنده وسایر اسناد دونسخه ی اول را به حسابداری ارسال و نسخه سوم را در بایگانی خود نگاهداری می نماید.
نسخه ی چهارم این فرم پس از ثبت اطلاعات مندرج آن در کاردکس یا دفاتر در انبار بایگانی می گردد.
نسخه ی پنجم به تحویل دهنده کالا ارائه می گردد.
9-درخواست کالا و مواد از انبار
دریافت کالا و مواد، طی تکمیل فرم درخواست کالا(فرم شماره 5) از طرف متقاضی ومصرف کننده ی جنس و ارسال آن به انبار انجام می گردد.
این فرم پس ازتایید مسئول واحد ذیر بط وامضای مجاز به انبار ارسال می گردد.
انباردار پس ازوصول درخواست کالا و اطمینان از موجود بودن کالا در انبار از طریق مراجعه به کارت یا دفاتر موجودی کالا نسبت به ارائه ی آن اقدام می نماید.
فرم درخواست کالا در سه نسخه تهیه می شود. نسخ 1و2 این فرم جهت دریافت جنس به انبار ارسال می گردد و نسخه ی سوم جهت پیگیری امر ونگاهداری سوابق در بایگانی واحد متقاضی نگهداری می گردد.
در صورت موجود بودن کالا انبار دار نسبت به تحویل جنس به درخواست کننده و صدور حواله اقدام نماید و نسخه ی دوم درخواستکلا درانبار بایگانی می گردد ونسخه 1 آن را به ضمیمه ی نسخه 1و2 حواله انبار از طریق تدارکات به امور مالی ارسال می دارد. انبار دار در صورت موجود نبودن کالا موظف به تکمیل فرم درخواست خرید وپی گیری آن می باشد.
در بعضی از انبارها از فرم ادغام شده درخواست وتحویل کالا از انبار استفاده می شود. این فرم توسط متقاضی تکمیل و پس ازتحویل جنس توسط انباردار و سایر مسئولان امضا می شود.
10-تحویل وخروج کالا از انبار
با توجه به ارزش موجودیهای انبار همچنین قابل تبدیل بودن آنها به نقد ضروری است در مورد صدور جنس از انبار کنترل دقیق به عمل آید و از سیستمهای مناسب در این مورد استفاده شوند.
متداولترین روش صدور جنس از انبار به شرح زیر توضیح داده میشود:
صدور جنس از انبار باید با توجه به برگ درخواست کالا که توسط واحد یا شخص متقاضی تکمیل و پس از تایید وامضای مجاز به انبار ارسال می شود صورت گیرد.
صدور کالا از انبار مستلزم صدور فرمی است که اصطلاحا به نام «حواله انبار » معروف است. نمونه فرم حواله انبار ونحوه ی تکمیل آن در شکل شماره 6 نشان داده شده است.
پس از دریافت تقاضای جنس از طرف واحد مصرف کننده کالا (نسخ 1و2) ووجودجنس در انبار کالای مورد نظر، اقدام به صدور «حواله انبار» می گردد.
فرم حواله انبار در چهار نسخه تهیه شده و به ترتیب زیر توزیع می شود:
-نسخه 1و2 حواله به انضمام نسخ 1 درخواست کالا به حسابداری ارسال می شود.
-نسخه سوم همراه جنس به متقاضی ارائه می گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست کالا دربایگانی انبار نگاهداری می گردد.
11-رسید انبار مستقیم
در مواقعی که جنس خریداری شده مستقیما وبدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحویل داده شود از فرم رسید انبار مستقیم استفده میشود. مانند مصالح ساختمانی.
مراحل ونحوه ی استفاده از فرم رسید انبار مستقیم به شرح زیر است:
پس از تحویل جنس به مصرف کننده که معمولا با نظارت مستقیم انباردار باید انجام گردد. انباردار موظف است که کالا یا جنس را با نسخه ی سفارش خرید و بارنامه مطابقت نماید وسپس انباردار اقدام به صدور قبض یا رسید انبار مستقیم می نماید. در این موارد این فرم نقش قبض انبار وحواله انبار را خواهد داشت. با توجه به فرم رسید انبار مستقیم کلیه عملیات مربوط به ورود و خروج کالا در کارتها و دفاتر انبار منعکس می گردد.
رسید انبار مستقیم پس ازصدور توسط تحویل دهنده امضا وهمچنین توسط نماینده ی قسمت مصرف کننده تایید وامضا می شود.
فرم رسید انبار مستقیم در چهارنسخه به شرح زیر تنظیم و توزیع می گردد.
نسخه اول- حسابداری
نسخه دوم-تدارکات
نسخه سوم-همراه جنس به متقاضی ارائه می گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست کالا در بایگانی انبار نگاهداری می گردد.
11-رسید انبار مستقیم
درمواقعی که جنس خریداری شده مستقیما و بدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحویل داده شود از فرم رسید انبار مستقیم استفاده می شود. مانند مصالح ساختمانی.
مراحل ونحوه ی استفاده از فرم «رسید انبار مستقیم» به شرح زیر است:
پس از تحویل جنس به مصرف کننده که معمولا با نظارت مستقیم انباردار باید انجام گردد. انباردار موظف است که کالا یا جنس را با نسخه ی سفارش خرید وبارنامه مطابقت نماید وسپس انباردار اقدام به صدور قبض یا رسید انبار مستقیم می نماید. در این موارد این فرم نقش قبض انبار وحواله انبار خواهد داشت. با توجه به فرم رسید انبار مستقیم کلیه عملیات مربوط به ورود و خروج کالا در کارتها و دفاتر انبار منعکس می گردد.
رسید انبار مستقیم پس از صدور توسط تحویل دهنده امضا و همچنین توسط نماینده ی قسمت مصرف کننده تایید و امضا می شود.
فرم رسید انبارمستقیم در چهار نسخه به شرح زیر تنظیم و توزیع می گردد.
نسخه اول-حسابداری
نسخه دوم-تدارکات
نسخه سوم-باضمام نسخه دوم سفارش خرید به انبار
نسخه چهارم-مصرف کننده
در بعضی از موسسات فرم رسید انبار مستقیم به امور مالی ارسال و در کاردکس حسابداری انبار ثبت می گردد و عملیاتی در انبار انجام نمی شود.
نمونه فرم رسید انبار مستقیم در شکل شماره 7 نشان داده شده است.
12-دریافت «ابزار آلات» از انبار
دریافت ابزار آلات از انبار مستلزم تکمیل و ارسال فرم «ابزار آلات» از انبار می باشد.
این فرم برای استفاده ی موقت از ابزارآلات مورد استفاده قرار می گیرد فرم رسید ابزارآلات توسط متقاضی یا واحدمصرف کننده تکمیل و به انبار ارسال می گردد. فرم رسید ابزار آلات معمولا در دونسخه تهی و به شرح زیر توزیع می شود:
نسخه اول در بایگانی انبار نگهداری می شود.
نسخه دوم در بایگانی درخواست کننده ضبط می گردد.
پس از عودت ابزارآلات به انبار نسخه ی اول از انبار دریافت می شود. در مواقعی که فقط قسمتی از ابزارآلات به انبار برگشت داده شود در این صورت برای باقیمانده وسایل دریافتی فرم رسید جدید صادر می گردد. نمونه فرم رسید ابزارآلات در شکل شماره 8 نشان داده شده است.
13-فرم خروج کالا از موسسه
خروج کالا از موسسه مستلزم «صدور برگ خروج» می باشد. این فرم هنگام خروج از موسسه یا کارخانه باید به نگهبانی تحویل داده شود.
این فرم در 4 نسخه به شرح زیر تهیه و توزیع می گردد.
نسخه اول-حسابداری
نسخه دوم-انبار
نسخه سوم-انتظامات
نسخه چهارم-درخواست کننده